Flux entrant ou flux choisi : qui décide réellement de votre journée ?

Il m'arrive assez régulièrement de terminer une journée avec une impression un peu paradoxale : j'ai travaillé sans interruption, répondu à beaucoup de monde, assisté à plusieurs réunions, réglé une série de problèmes… et pourtant le sujet que je considérais comme important le matin n'a pratiquement pas avancé.

Je ne pense pas que ce soit particulièrement original.

Une bonne partie de nos journées professionnelles fonctionne aujourd'hui comme cela. Les sollicitations arrivent en permanence, et chacune possède une caractéristique très pratique : elle sait attirer notre attention.

Un email apparaît dans la boîte. Un message arrive. Quelqu'un appelle. Une réunion commence à 10 h. Un collègue pose une question. Un problème devient urgent.

À côté de cela se trouvent les choses que nous avions nous-mêmes décidé de faire avancer : réfléchir à une stratégie, préparer un projet important, écrire un document, développer une nouvelle idée, résoudre un problème de fond.

Ces deux catégories de sujets n'obéissent pas du tout à la même dynamique.

J'appelle la première le flux entrant et la seconde le flux choisi.

Le flux entrant sait se défendre tout seul

Le flux entrant regroupe tout ce qui vient vers nous : emails, messages, appels, réunions, demandes, notifications, urgences et informations diverses.

Il possède un énorme avantage dans la concurrence pour notre attention : il se manifeste de lui-même.

Le flux choisi est beaucoup plus discret. Si je dois répondre à quelqu'un, cette personne finira probablement par me relancer. Si une réunion commence à 10 h, mon calendrier me le rappellera. Si un message arrive, mon téléphone peut même vibrer pour me prévenir.

En revanche, si j'ai décidé de prendre deux heures pour réfléchir à un sujet important et que je ne le fais pas, il peut parfaitement ne rien se passer.

Le projet ne proteste pas.

Personne ne m'envoie une notification disant : « Tu avais pourtant décidé que ce sujet était important. »

C'est probablement une des raisons pour lesquelles l'urgence prend si facilement le dessus sur l'importance. L'urgence dispose de son propre système de distribution. L'important beaucoup moins.

Être très occupé ne signifie pas nécessairement avancer

Le problème n'est évidemment pas que le flux entrant soit inutile.

Une partie importante de notre travail consiste précisément à répondre à d'autres personnes, participer à des réunions, prendre des décisions rapides ou résoudre des problèmes qui apparaissent en cours de journée.

Il serait assez absurde de transformer la productivité personnelle en guerre contre les emails et les réunions; c'est surtout une question d'équilibre.

Si l'on entre dans le flux entrant dès le début de la journée, il peut très facilement devenir le système qui décide de notre ordre de priorité. Nous passons alors d'un sujet à l'autre en fonction de ce qui arrive, avec parfois une grande efficacité opérationnelle, mais sans forcément revenir aux choses que nous avions nous-mêmes choisies.

C'est là que je trouve la distinction utile: avant de commencer à réagir, il vaut la peine de retrouver son flux choisi: qu'est-ce que je voulais réellement faire avancer aujourd'hui ? Quel sujet mérite ma meilleure attention ? Si je termine la journée avec une seule avancée importante, laquelle devrait-elle être ?

Le but n'est pas de fabriquer chaque matin une nouvelle liste de priorités parfaitement ordonnée. Il suffit souvent de remettre quelques sujets au premier plan avant que le reste de la journée commence à les pousser vers l'arrière.

Le premier geste de la journée compte beaucoup

Pendant longtemps, mon premier réflexe de travail a été assez classique : ouvrir les emails.

Cela paraît raisonnable. Il faut bien savoir ce qui s'est passé et s'il existe un problème urgent.

Mais ce geste a une conséquence assez forte : en quelques secondes, le contexte de la journée est défini par ce qui vient de l'extérieur.

Un email important en entraîne un autre. Il faut vérifier un document. Puis répondre à quelqu'un. Entretemps une réunion commence. Deux heures plus tard, le sujet auquel je voulais consacrer ma matinée n'existe pratiquement plus dans mon champ mental.

Je préfère aujourd'hui commencer par regarder ce que j'avais choisi avant d'entrer dans ce flux.

Cela ne garantit évidemment pas que la journée se déroulera comme prévu. Une vraie urgence reste une urgence. Mais la différence est que le changement de priorité devient plus conscient.

Je sais ce que j'abandonne momentanément pour traiter autre chose.

Le flux choisi a besoin d'une représentation

Il y a cependant une difficulté supplémentaire.

Pour choisir ce que l'on veut faire avancer, encore faut-il pouvoir le voir.

Une longue liste de tâches aide relativement peu lorsque plusieurs sujets importants coexistent. Elle place facilement sur le même niveau « appeler le dentiste », « réfléchir au positionnement d'un produit », « réserver un hôtel » et « préparer une réunion stratégique ».

C'est notamment pour cette raison que j'utilise une représentation en arbre dans la méthode Clair : elle permet de conserver une vue des grands sujets, puis de descendre dans une branche lorsque l'on veut agir.

Le flux choisi devient alors quelque chose que l'on peut réellement parcourir.

On peut voir ses domaines, ses sujets actifs, les branches qui prennent beaucoup de place et celles auxquelles on n'a plus consacré d'attention depuis un moment.

Cela donne un point de départ beaucoup plus utile que la seule question : « Quelle est la prochaine tâche dans ma liste ? »

Une règle simple

J'en arrive donc à une règle assez simple :

choisir avant de réagir.

Cela ne veut pas dire terminer son travail important avant d'ouvrir un email, ni protéger chaque matinée contre toute interruption, mais simplement prendre quelques instants pour retrouver ses propres intentions avant de se laisser absorber par celles qui arrivent de l'extérieur.

Le flux entrant continuera à exister. Et heureusement : une grande partie de notre travail et de nos relations passe par lui; mais il ne devrait probablement pas décider seul de ce qui mérite notre attention.

C'est l'un des principes à partir desquels j'ai construit Clair : donner suffisamment de visibilité au flux choisi pour pouvoir le retrouver rapidement, avant que le reste de la journée ne commence à parler plus fort.